DISEÑO DE DOCUMENTOS ADMINISTRATIVOS / DISSENY DE DOCUMENTS ADMINISTRATIUS.

CONCEPTO

La documentación administrativa es el medio de expresión lingüística que utiliza la administración para formalizar la gestión de asuntos públicos. Los documentos administrativos cumplen dos funciones básicas: la de constatación y la de notificación de actos de la administración.
Además, hay que tener en cuenta que el papel ya no es el único soporte de documentos administrativos, la incorporación de los medios informáticos, electrónicos y telemáticos a la gestión administrativa permite ampliar el concepto y el diseño de los documentos administrativos.

CLASIFICACIÓN

Aquí tenemos una clasificación de los documentos administrativos más usados:
a) Documentos de los ciudadanos a la administración.
b) Documentos de la administración a los ciudadanos.
c) Documentos internos de la administración.

ESTRUCTURA

La información básica en muchos documentos administrativos se distribuyen en tres partes:

a) El encabezamiento, generalmente corresponde a los datos de identificación de quién hace el documento. Si este es emitido des de un órgano público o empresa,debe de incluir su logotipo, también suelen llevar su localización (dirección) o otra información de contacto.A demás, en este apartado se incluye el saludo y frases introductorias, si las hay. 

b) El núcleo, donde se expone la información que se quiere transmitir. 

c) Al final del documento ha de contener la firma del emisor ( cargo, nombre y apellidos) y la fecha. Según que casos se añade a dónde va dirigido el documento.

DISEÑO

A la hora de diseñar un documento hay que seguir una serie de condiciones que es pueden agrupar en tres fases:

1. Concepción del documento.

Antes de crear un documento se ha de prevenir una serie de condiciones que pueden afectar tanto a la forma como al contenido. Por eso, hace falta determinar primero el tipo, el alcance, la función, limitaciones y recursos, la intervención de otras personas, la destinación, la existencia previa de otros documentos iguales o similares, el recorrido que seguirá desde que se redacte hasta que se archive y la relación que tendrá con otros documentos.

2. Redacción del documento.

Con todos los datos anteriores, el siguiente paso es el de dar forma y contenido al documento.

• Contenido: puede ser muy diverso y dependerá del tipo de documento.
• Estructura: el contenido, con dependencia del tipo de documento se ha de disponer de manera que facilite la comprensión del mensaje y se obtenga una primera información visual que se complete con la lectura del contenido.
• Lengua: una serie de condiciones determinan la elaboración de los documentos en una lengua o en diversas lenguas. hace falta aplicar todos los recursos técnicos y humanos disponibles para garantizar la corrección de la normativa y la cualidad lingüística del texto.
• Registro: el lenguaje administrativo se expresa en un registro formal. Pero en consideración a los receptores del documento y a las situaciones de uso, el grado de formalidad puede variar con el objetivo de conseguir una mayor receptividad y eficacia. 
• Estilo: tiene que ser claro y sencillo, preciso y directo, breve y objetivo, igualitario y eficaz.
• Forma: a simple vista, la disposición y estructuración de los contenidos ha de dejar claro de que tipo de documento se trata. 

3. Evaluación del documento.

Antes de emitir como definitivo el documento hace falta hacerle un repaso general que tenga presente todos los elementos presentes en los dos puntos anteriores. Incluso conviene que una persona diferente a la que lo ha redactado lo revise y valore.

  

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CONCEPTE

La documentació administrativa és el mitjà d’expressió lingüística que utilitza l’administració per formalitzar la gestió dels afers públics. Els documents administratius acompleixen dues funcions bàsiques: la de constatació i la de notificació dels actes de l’administració. A més, cal tenir en compte que el paper ja no és l’únic suport dels documents

administratius; la incorporació de mitjans informàtics, electrònics i telemàtics a la gestió administrativa permet ampliar el concepte, i el disseny, dels documents administratius.

CLASSIFICACIÓ

Ací tenim una classificació dels documents administratius mes utilitzats:

a) Documents dels ciutadans a l’administració.

b) Documents de l’administració als ciutadans.

c) Documents interns de l’administració.

ESTRUCTURA

La informació bàsica en molts documents administratius es distribueix en tres parts:

a) L’encapçalament, generalment correspon a les dades identificadores de qui fa el document. Si aquest s’emet des d’un organisme públic o empresa, ha d’incloure el logotip de la institució, i s’hi sol afegir la localització (amb adreça, telèfon...) de l’òrgan emissor. En aquest apartat s’inclou la salutació i les frases introductòries, si n’hi ha.

b) El nucli, on s’exposa la informació essencial que es vol transmetre en el document.

c) El peu, que correspon al final del document i que conté la signatura de l’emissor (càrrec, nom i cognoms) i la datació. Segons els casos s’hi afegeix, al final del full, la destinació del document.

DISSENY

A l’hora de dissenyar un document cal seguir una sèrie de passos que es poden agrupar en tres fases:

1. Concepció del document.

Abans d’elaborar un document s’han de preveure una sèrie de condicions que en poden afectar tant la forma com el contingut. Així doncs, cal determinar a priori el tipus, l'abast, funció, limitacions y recursos, intervenció d'altres persones i serveis, la destinació, l’existència prèvia d’altres documents iguals o similars, el recorregut que seguirà des que es redacte fins que s’arxive i la relació que establirà amb altres documents.

2. Redacció del document.

Amb totes les dades anteriors, el pas següent és el de donar forma i contingut al document.

• Contingut: Pot ser molt divers i depèn del tipus de document.
• Estructura: El contingut, amb dependència del tipus de document s’ha de disposar de manera que facilite la comprensió del missatge i se n’obtinga una primera informació visual que es complete amb la lectura del contingut.
• Llengua: Una sèrie de condicions determinen l’elaboració dels documents en una llengua o en diverses llengües. Cal aplicar-hi tots els recursos tècnics i humans disponibles per garantir la correcció normativa i la qualitat lingüística del text.
• Registre: El llenguatge administratiu s’expressa en un registre formal. Ara bé, en consideració als receptors del document i a les situacions d’ús, el grau de formalitat pot variar amb l’objectiu d’aconseguir una major receptivitat i eficàcia. 
• Estil: Ha de ser clar i senzill, precís i directe, breu i objectiu, igualitari i eficaç.
• Forma: A primera vista, la disposició i l’estructuració dels continguts ha de deixar clar de quin tipus de document es tracta. 

3. Avaluació del document.

Abans d’emetre com a definitiu el document cal fer-ne un repàs general que tinga presents tots els elements exposats en els punts 1 i 2. Fins i tot convé que una persona diferent de qui l’haja redactat el revise i el valore.

  

BIBLIOGRAFÍA: MANUAL DE DOCUMENTS I LLENGUATGE ADMINISTRATIUS, (UJI, tercera edició revisada).